Kundecase

Bedre overblik og mindre administration

Hvem er On Grass Solution?

On Grass Solution er en af Danmarks største aktører inden for madløsninger til festivaler, events og koncerter. De skaber totalløsninger, hvor gastronomi, bæredygtighed og oplevelse går hånd i hånd – og hjælper både brands og arrangører med at give gæsterne en oplevelse, der rækker ud over det sædvanlige.

 

Med en voksende portefølje af kunder og produktioner blev det afgørende for On Grass Solution at få bedre styr på data, tilmeldinger og bemanding, så de kunne fortsætte med at levere kompromisløse oplevelser – også når volumen steg.

Udfordringen

Tidligere var mange processer spredt på mails, regneark og beskeder. Det galt både tilmeldinger og koordinering af frivillige, håndtering af leverandører og planlægning af events. Det gjorde det tungt og sårbart at få et samlet overblik, og tog tid fra det, der skaber værdi: at udvikle og gennemføre madoplevelser i særklasse.
On Grass Solution ønskede derfor en løsning, der kunne samle det hele ét sted og automatisere de manuelle led – både for at spare tid og for at sikre, at intet blev overset i en travl hverdag.

Løsningen

Sammen med ZRM fik On Grass Solution udviklet en platform baseret på Zoho CRM, Zoho Flow og tilkoblede formularer.

 

Løsningen gør det i dag muligt at:

 

  • Samle hele deres pipeline og eventstyring ét sted, fra tilbud og leverandørdata til bemanding og afvikling.

 

  • Få dashboards, der giver realtidsindsigt i fx hvor mange frivillige er aktive, og hvordan de fordeler sig på tværs af produktioner.

 

  • Automatisere dataflows fra tilmeldingsformularer, så oplysninger fra frivillige og samarbejdspartnere automatisk lander i CRM.

 

  • Sende automatiske bekræftelser og next step-mails, så alle ved, hvad de kan forvente – uden at teamet skal taste eller skrive manuelt.

 

Systemet er samtidig dokumenteret og tilpasset, så On Grass Solution selv kan vedligeholde og videreudvikle løsningen i takt med, at forretningen vokser.

 

 

Resultatet

Med den nye platform har On Grass Solution:

 

  • Reduceret manuel administration markant, fordi data og kommunikation nu er samlet og automatiseret.

 

  • Fået bedre overblik over bemanding og leverandører, så de kan handle i tide og sikre, at alt spiller på dagen.

 

  • Skabt en mere professionel oplevelse for frivillige og samarbejdspartnere, der nu får tydelige beskeder og bekræftelser undervejs.

 

Picture of Skal vi også vækste din virksomhed?

Skal vi også vækste din virksomhed?

Vi skaber mere tid og mere overblik, så virksomheder kan fokusere på at forbedre deres produkt og at sælge.

Nu har vi det hele samlet ét sted

Før brugte vi alt for meget tid på at holde styr på tilmeldinger, mails og regneark. Nu har vi det hele samlet ét sted, og kan hurtigt se, hvordan vi ligger med frivillige, leverandører og events. Det gør det meget nemmere både at planlægge og tage beslutninger i hverdagen.

Emil Katborg

Projektleder

Tilmed dig vores nyhedsbrev

Hold dig opdateret med de seneste nyheder og værdifulde indsigter fra ZRM, hvor vi deler: