Softwares
Digital signering med fuld kobling til CRM og Books
Zoho
|
Digital signering
Zoho Sign er Zoho’s løsning til juridisk bindende digitale signaturer. Som Zoho-partner sørger vi for at flowet kobles til CRM, Books, Projects og resten af stakken så aftaler signeres uden manuelt klippe-og-klister.
Hvordan det virker
Signering der er en del af processen, ikke uden om
De fleste virksomheder bruger separate signeringsværktøjer (DocuSign, Penneo, Visma Addo) der lever isoleret fra CRM, økonomi og projektstyring. Det betyder manuel oprettelse af dokumenter, manuel opdatering af deal-status og manglende historik på hvad der er signeret hvornår.
Zoho Sign er integreret med hele Zoho-stakken ud af kassen. Når en deal når ‘Forhandling’ i Zoho CRM kan en kontrakt sendes til signering med ét klik. Når den er signeret opdateres deal-status, dokumentet arkiveres på kontakten og faktura kan genereres i jeres regnskabssystem.
Vi opsætter signeringsflows der matcher jeres jura, godkendelsesregler og brand. Det betyder hurtigere lukketid, færre administrative fejl og fuld sporing på hver aftale.
Funktioner
Fem områder hvor Zoho Sign giver mest værdi
Zoho Sign er mere end at hælde en pdf gennem en signaturplatform. Her er de fem områder vi typisk bygger.
Templates
CRM-flow
Compliance
Books-integration
Arkiv
Dokument-templates pr. aftaletype
Vi opsætter templates for jeres typiske aftaler: NDA, MSA, samarbejdsaftaler, ansættelseskontrakter, salgsaftaler. Hver template har dynamiske felter der populeres fra CRM eller andre kilder.
Det betyder at en kontrakt kan genereres på sekunder med kundens data udfyldt korrekt, frem for at en sælger skal copy-paste fra et word-dokument og risikere fejl.
Templates kan have flere brand-versioner hvis I arbejder på tværs af brands eller markeder, og lås på enkelte felter så bestemte vilkår ikke kan ændres uden godkendelse.
Direkte flow fra CRM til signatur
Når en deal er klar til signering, kan sælger trigge et signeringsflow direkte fra Zoho CRM. Dokumentet genereres med deal-data, sendes til underskriver, og deal-status opdateres automatisk når signaturen kommer retur.
For virksomheder med flere underskrivere (køber, sælger, juridisk, ledelse) kan vi opsætte parallel eller sekventielt flow så hver part underskriver i rigtig rækkefølge.
Reminders sendes automatisk hvis et signaturanmodning ligger uåbnet i mere end 24 eller 72 timer, så aftaler ikke bare strander i en indbakke.
Juridisk bindende signaturer
Zoho Sign understøtter både simple elektroniske signaturer (SES), avancerede elektroniske signaturer (AES) og kvalificerede elektroniske signaturer (QES) i overensstemmelse med eIDAS.
For de fleste danske erhvervsaftaler er SES eller AES tilstrækkeligt. For særligt følsomme aftaler (overdragelser, garantier) kan vi opsætte QES med MitID-integration.
Alle signaturer har audit-trail med tidsstempel, IP-adresse og dokumentets hash, så bevisbyrden er stærk hvis en aftale skulle anfægtes.
Fra signatur til faktura
Når en aftale er signeret, kan det automatisk trigge oprettelse af faktura i jeres regnskabssystem baseret på vilkårene i aftalen. Det betyder ingen forsinkelse mellem lukket deal og første faktura.
For virksomheder med komplekse fakturasplanlægning (forudbetaling, ratevis, milepælsbaseret) bygger vi flows der oversætter aftalens betalingsvilkår direkte til fakturaplaner.
Det reducerer både fakturafejl og DSO (days sales outstanding), fordi der ikke er administrative ventetider mellem closure og første cash-in.
Sporing og arkivering
Alle signerede dokumenter arkiveres automatisk på den relevante kontakt, account eller deal i CRM. I kan finde dem ved at søge på kunde, dato, dokumenttype eller indhold.
For virksomheder med revisor eller audit-krav kan vi opsætte separate arkiver med adgangsstyring, så de rigtige personer kan finde de rigtige dokumenter uden at have generel adgang til CRM.
For sletning og opbevaringsperioder (GDPR) opsætter vi retention-politikker så data slettes når den lovlige periode udløber.
Derfor vælger virksomheder os
Tre løfter vi holder hver gang
200+ implementeringer
Vi har implementeret løsninger for over 200 danske virksomheder. Vi ved hvilke aftaletyper der typisk ender med signaturkrav og hvor der opstår friktion.
Officiel Zoho-partner
ZRM er officiel Zoho-partner. Vi arbejder dagligt med hele Zoho-stacken, har direkte adgang til Zoho-support og certificerede konsulenter på platformen.
Support fra udviklerne
Når noget skal justeres, taler I direkte med den udvikler der har bygget jeres signeringsflow. På dansk, med fuld kontekst.
Det siger kunderne
Lyt til dem der bruger os
Vi var på udkig efter et dansk CRM-system, hvor man kunne få hjælp og support på dansk. ZRM leverede præcis det, vi havde brug for.
Werner Valeur, CEO Wolfpack
ZRM leverede et system, der var perfekt tilpasset vores behov. Deres team var hurtige til at reagere og gav kompetent rådgivning hele vejen igennem.
Peter Agergaard, CEO Board Education
ZRM har været en kompetent, løsningsorienteret og ekstremt engageret partner hele vejen igennem.
Jonas Kibrick, Group CEO Presidents Institute
Sammenlign
Zoho Sign alene vs. Zoho Sign med ZRM
Zoho Sign alene
Standardopsætning
- ✕ Manuel udfyldelse af dokumenter
- ✕ Ingen automatisk kobling til CRM-data
- ✕ Generiske templates uden brand-tilpasning
- ✕ Ingen automatisk fakturering efter signatur
- ✕ Engelsk support, ingen dansk
Zoho Sign med ZRM
Bygget til jeres processer
- ✓ Dokumenter udfyldes automatisk fra CRM
- ✓ Deal-status opdateres ved signatur
- ✓ Brand-tilpassede templates pr. aftaletype
- ✓ Faktura genereres ved signering
- ✓ Dansk support fra dem der byggede setuppet
Projektforløb
Fra første samtale til live
Gratis sparring
30 minutter hvor vi afdækker hvilke aftaletyper og flows der skal automatiseres.
Forundersøgelse
Workshop med jura og salg, kortlægning af templates og leveranceplan med fast pris.
Opsætning
Vi bygger templates, signeringsflows og integration til CRM og Books.
Test og træning
Vi tester end-to-end på alle aftaletyper og træner jeres team.
Go-live
Vi følger jer tæt de første uger og justerer efter feedback fra reelle signeringer.
Klar til at komme i gang?
Lad os starte en samtale
Vi gennemgår jeres processer og giver et ærligt bud på om vores løsning passer. Ingen pitch, ingen forpligtelser.
